Mission 

La Maison Médicale Espace Santé est une maison médicale au forfait ouverte à tous les patients. Elle offre des soins de première ligne de qualité, personnalisés, à l’écoute du patient et de son vécu, tout en le rendant autonome et responsable.

Elle peut le faire grâce à une équipe transdisciplinaire soucieuse de la qualité des soins, ouverte et respectueuse de la différence de l’autre, en relation avec le réseau psycho-médico-social.

Les soins sont donnés par une équipe motivée, solidaire et transdisciplinaire, où chacun a su développer ses compétences et ses qualités, dans une structure permanente, respectueuse des personnes et des savoirs, en synergie avec le tissu associatif.

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e)

COLLABORATEUR·RICE ADMINISTRATIF·VE POLYVALENT·E

SUBSIDES, RH ET SOUTIEN PAYROLL

MISSIONS PRINCIPALES

Suivi des subsides et obligations institutionnelles

• Gérer et suivre les dossiers de subsides liés à l’activité de la maison médicale.
• Préparer, rassembler, vérifier et transmettre les pièces justificatives nécessaires.
• Assurer le suivi des échéances, relances, tableaux de bord et obligations administratives.
• Assurer le suivi administratif des dossiers et plateformes AVIQ, INAMI, ONSS, MyCareNet et autres outils utiles.
• Suivre les dispositifs liés au secteur non marchand et aux soins : Impulseo, Maribel, IFIC, fin de carrière ou dispositifs assimilés.
• Coordonner la récolte des données auprès des secteurs internes afin de garantir la qualité et le respect des délais.
• Sécuriser le classement, l’archivage et la traçabilité des documents liés aux subsides et obligations institutionnelles.

Administration RH et aspects légaux

• Assurer ou soutenir, selon les besoins, le suivi administratif des entrées, sorties et changements de situation du personnel.
• Préparer ou mettre à jour les contrats, avenants, conventions et documents administratifs liés au personnel.
• Suivre les aspects administratifs liés aux assurances, à la médecine du travail, aux obligations sociales et aux dossiers du personnel.
• Assurer une veille de base sur les obligations légales liées à l’administration du personnel, aux subsides et au fonctionnement administratif d’une ASBL.

Soutien payroll

• Venir en soutien à la personne en charge du payroll.
• Préparer les données utiles au secrétariat social et vérifier certains éléments administratifs liés à la paie.
• Comprendre les mécanismes de paie afin de sécuriser les échanges avec le secrétariat social.
• Pouvoir intervenir en appui sur certains aspects payroll, sans nécessairement reprendre seul·e la gestion complète de la paie de A à Z.

Appui administratif transversal

• Participer à la structuration documentaire, au classement et à l’archivage des dossiers administratifs.
• Mettre à jour des tableaux de suivi, listes de contrôle, outils Excel et procédures internes.
• Travailler en lien avec la coordination, la gestion financière, les secteurs internes, le secrétariat social et les organismes partenaires.

Cette liste n’est pas exhaustive. La personne pourra être amenée à prendre en charge d’autres tâches administratives en fonction des besoins de l’institution.