Mission 

Pour un contrat de remplacement à temps partiel – mi-temps – entrée dès que possibleDurée prévisionnelle jusqu’à fin août, potentiellement prolongeable selon l’évolution de l’organisation

• Contrat de remplacement salarié
• Barème IFIC catégorie 14 – CP 330.01.054, selon ancienneté reconnue
• Fonction prioritairement centrée sur la gestion des subsides, des financements et des échéances administratives ; appui RH en second niveau.

Dans le cadre d’un besoin temporaire de continuité administrative, nous recherchons une personne capable de prendre en charge le suivi des subsides et des dossiers administratifs liés aux financements de la maison médicale. La personne travaillera en lien avec la coordination, la gestion financière, le secrétariat social, les secteurs de soins et les organismes partenaires.

La dimension RH est présente, mais secondaire : les entrées, sorties, contrats, avenants et changements de situation sont déjà majoritairement assurés en interne. La personne devra toutefois être capable de les comprendre, de les sécuriser et, si nécessaire, de les traiter ponctuellement.

La fonction ne consiste pas à reprendre la gestion complète du payroll de A à Z. Une bonne compréhension des mécanismes de paie est toutefois souhaitée afin d’assurer le lien avec le secrétariat social et de vérifier les impacts administratifs des dossiers de subsides.

FONCTION

L’objectif général de sa fonction sera de gérer et sécuriser le suivi administratif des subsides, primes, financements et obligations institutionnelles de la maison médicale, afin de garantir la continuité financière et administrative de l’ASBL. L’appui RH intervient comme compétence complémentaire, principalement pour comprendre les données du personnel liées aux dossiers de financement.

Pour cela, il/elle sera amené(e) à :

• prendre en charge la gestion administrative des subsides liés au personnel et au secteur : Impulseo, Maribel, IFIC, fin de carrière, Mini Accord, primes pratiques intégrées ou dispositifs assimilés ;
• assurer le suivi complet des dossiers : échéanciers, demandes, encodages, pièces justificatives, contrôles, transmissions, relances et archivage ;
• rassembler et consolider les données nécessaires auprès des secteurs, de la coordination, de la gestion financière, du secrétariat social et des partenaires externes ;
• assurer le suivi des dossiers et portails AVIQ, INAMI, ONSS, MyCareNet ou autres plateformes administratives utiles à la fonction ;
• préparer des tableaux de suivi, fichiers Excel, check-lists et outils de contrôle permettant de visualiser les échéances, montants, justificatifs et points d’attention ;
• participer à la recherche, à la compréhension et au suivi de financements alternatifs ou complémentaires pour l’ASBL ;
• s’informer des évolutions administratives ou légales utiles aux subsides et alerter la coordination en cas de risque, retard ou opportunité ;
• assurer, en second niveau, le suivi administratif RH nécessaire aux dossiers de financement : entrées, sorties, changements de situation, contrats, avenants, conventions et documents sociaux ;
• venir ponctuellement en appui à certaines tâches administratives transversales, selon les besoins de l’équipe.