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Quelques conseils et astuces pour les réunions à distance

11 mai 2020
Dorothée Bouillon

chargée de projets en éducation permanente à la Fédération des maisons médicales

, Jean-Philippe Robinet

animateur à l’intergroupe liégeois de la Fédération des maisons médicales (IGL)

© Lili

En ces temps de déconfinement, la reprise des réunions d’équipe en présentiel ne va pas encore de soi. La dynamique d’équipe a été mise à mal… et demande une attention particulière !
Bon nombre des réunions d’équipe se sont alors transformées en visio-conférence. Et pourtant, une réunion à distance, même si elle peut offrir certains avantages, ne remplacera jamais une vraie réunion. Elle comporte certains risques : des bugs techniques sont toujours possibles, la cacophonie n’est jamais loin, les effets de "leadership sauvages" peuvent être exacerbés, le niveau de concentration requis est compliqué à tenir (on entend mais on est moins impacté·es)...
Petit aperçu en humour des potentielles difficultés :

Et pourtant le contexte que nous vivons actuellement nous y amène...

Vous trouverez ici quelques conseils et outils. Ils sont le fruit de nos propres tâtonnements. Certains vous sont sans doute déjà connus, d’autres ont été inventés pour l’occasion, et tout juste expérimentés !

Ensuite vous ferez comme nous, une bonne soupe : à vous de choisir les ingrédients ci- dessous, de goûter et d’ajuster l’assaisonnement. Bonne nouvelle enfin : les règles de l’animation de réunion "classique" sont toujours d’actualité !

Quelques conseils

Avant

Avant et pendant

Après

Quelques outils

-  Convivialiser
-  Brainstormer
-  Communiquer
-  Discuter
-  Décider
-  Garder trace

Convivialiser

Météo

En commençant la réunion, chacun·e exprime son état du moment, son humeur, son état d’esprit. Si on n’est pas trop nombreux, cette météo permet de consacrer un peu d’attention à chacun en particulier, pouvoir exprimer son état d’esprit, à cet instant, permet de prendre un peu distance et d’être plus disponible pour commencer la réunion.

Émoticônes

Elles peuvent servir à l’expression des émotions. A partir d’une image commune, chacun·e choisit celle qui représente son humeur du moment.

Humour / Philosophie

Caricatures, blagues, proverbes ou encore séquences de film peuvent introduire ou documenter un sujet de manière créative et détendue. Souvent ça aide à délier les langues !
Le tchat de l’application de visio-conférence permet de partager facilement le lien vers la ressource choisie.


Brainstormer

Framapad

On part d’une feuille blanche. Chaque participant·e est invité·e à noter ses idées sur un sujet commun.
Avec toutes les possibilités de base d’un traitement de texte, le logiciel libre Framapad permet d’écrire à plusieurs sur un document commun. Il est accessible via un lien internet. L’utilisation de Framapad ne nécessite pas de créer un compte.
https://framapad.org/fr/

Framamindmap

L’animateur·trice peut combiner toutes les idées de ses collègues en les reportant sur un schéma en forme de toile d’araignée. C’est le mind-map.
Framamindmap est un logiciel libre. Il nécessite de créer un compte.
https://framindmap.org/c/login

Framemo

On part d’un tableau blanc. Chaque participant·e est invité·e à y apposer un ou des post-its en relation avec la question de départ. Le tout dans un temps déterminé, micros tous coupés. Mettre des gommettes, regrouper par thématiques, classer par degré de faisabilité... les possibilités sont nombreuses !
Le logiciel libre Framemo ne nécessite pas de créer un compte.
https://framemo.org/

Google-image

C’est l’équivalent du photolangage. On découvre ensemble le résultat d’une recherche google-image sur un concept à discuter. Chacun·e choisit parmi les propositions l’image qui évoque le mieux ce concept à ses yeux. L’idée est de recueillir les représentations initiales de chacun·e.
https://www.google.com/imghp?hl=fr


Communiquer

Gestes pour s’exprimer

Certains gestes convenus servent à demander la parole, une explication, adhérer ou désapprouver une prise de position. Par exemple, balancer ses mains comme des marionnettes signifie qu’on est d’accord avec ce qui est en train de se dire.
Quelques gestes simples à pratiquer.

Partage d’écran

Il permet de voir ensemble la même chose au même moment. Il peut soutenir la concentration, aide à la compréhension et rassemble les participant·es autour d’un texte, d’une présentation powerpoint, d’un graphique... Presque tous les logiciels de visio-conférence le permettent. Attention de penser à arrêter le partage d’écran dès qu’il n’est plus nécessaire pour revenir au confort de l’aperçu des participant·es.

Mini-synthèse dans le tchat

Utilisé pour s’envoyer de courts messages instantanés pendant la réunion, le "tchat" du logiciel de visio-conférence peut être utile pour rédiger une mini-synthèse. C’est un moyen simple, rapide et efficace d’avoir une vue d’ensemble de ce qui vient d’être discuté.
Dans la plupart des applications de visio-conférence, le "tchat" (souvent appelé "conversation") est utilisable via le bouton en forme de phylactère.

Des images pour visualiser où nous en sommes

Avant la réunion, on prépare une feuille de route ou chaque étape de la rencontre est illustrée par une image. Visible de tous et toutes via le partage d’écran, ce support permet aux participant·es de visualiser plus facilement le chemin déjà accomplit et celui qui reste à parcourir. La gestion du temps en est facilitée.


Discuter

Ordre du jour collaboratif

Avant la réunion, un document partagé, consultable et amendable par tous jusqu’à une date déterminée peut servir à rédiger l’ordre du jour de manière concertée.
Framapad : https://framapad.org/fr/

Micros ouverts/micros fermés

Souvent utile pour limiter les interférences et réguler la parole en présence de plus de 5-6 participants, la fonction micros ouverts/fermés peut être utilisée comme un bâton de parole. L’animateur·trice, aux commandes de l’ouverture du micro distribue ainsi les interventions. Bien sûr, s’il·elle prend la main sur l’ouverture/fermeture des micros, il·elle l’annonce aux participant·es.

Ping-pong

La dernière personne qui s’est exprimée donne la parole à une personne qu’elle désigne, qui elle-même donne la parole à la suivante... et ainsi de suite.

Tour de table sans table

Sur l’application de visio-conférence Zoom, il est possible de renommer les participant·es. Dans chaque fenêtre, on fait précéder d’un numéro le prénom des collègues. Celui-ci déterminera de manière claire l’ordre de la prise de parole du tour de table.

Demander la parole par tchat

Pour demander la parole, on utilise le système de messagerie instantanée du logiciel de visio-conférence (souvent appelé "conversation"). L’ordre dans lequel on demande la parole est alors rendu visible.
Rappelez-vous, pour trouver le tchat, suivez le phylactère sur votre écran !

Se numéroter avec les doigts pour visualiser son tour de parole

Dans le cas où chacun·e est visible simultanément à l’écran, pour demander la parole on lève un doigt si on est premier·e à le faire, deux doigts si on est deuxième, trois doigts si on est troisième... Dès que la première personne prend la parole, celle qui avait deux doigts levés passe en première position et ne lève plus qu’un doigt, celle qui avait trois doigts levés passe en deuxième position et ne lève plus que deux doigts, etc... Ainsi tout le monde visualise de manière claire l’ordre de prise de parole. Ça semble compliqué mais finalement assez simple à expérimenter et très efficace !

Travail en petits groupes

Vous avez la possibilité de faire des sous-groupes de discussion dans l’application de visio-conférence Zoom.
Un petit coup de pouce avec ce tutoriel sur les modalités de mise en œuvre.


Décider

Framavox

C’est un vote à distance, dans lequel on peut argumenter et changer d’avis. Pratiquement, les avis et les votes sont ajoutés au fur et à mesure. Les participant·es sont prévenu·es de ces ajouts par des notifications. Pour garder la chance d’être influencé·e par les arguments des un·es et des autres, chancun·e peut modifier son vote jusqu’à une date déterminée.
Framavox est un service libre qui nécessite de se créer (facilement) un compte. Tutoriel.

Sondage

Pour prendre la température, récolter les avis avant ou après la réunion...

Jugement majoritaire

Ce système permet à chacun·e de donner son appréciation sur chaque alternative proposée au vote. Au bout du temps imparti, la synthèse des appréciations déterminera l’alternative la mieux évaluée par tous. Service libre et sans publicité. Ne nécessite pas d’inscription. Petit tuto sur la page d’accueil.

Tour de table de consentement (sans table)

Pour les équipes qui fonctionnent en sociocratie, l’outil "Tour de table sans table" (Voir rubrique Discuter) peut tout à fait convenir.


Garder trace

Framindmap et Framapad

Toile d’araignée et texte collaboratif décrits plus haut (voir Rubrique Brainstormer) sont deux outils adaptés à la prise de note des réunions à distance.
Framindmap : https://framindmap.org/c/login
Framapad : https://framapad.org/fr/

Tableau blanc

L’application de visio-conférence Zoom offre la possibilité de partager un tableau blanc qui sera visible par chacun·e. Ainsi, la personne en charge de consigner la discussion peut l’illustrer par un dessin ou un schéma. Le résultat pourra ensuite être enregistré en format image.
Zoom : https://zoom.us/

Enregistrement vidéo

De nombreuses applications de visio-conférence permettent d’enregistrer tout ou partie de la réunion. On peut alors garder trace des échanges sur un point précis ou, à postériori, partager les discussions à une personne absente. L’enregistrement vidéo nécessite l’accord préalable de tous les participant·es. Pour des raisons de confidentialité, privilégiez l’enregistrement sur son ordinateur plutôt que sur l’internet.

Synthèse sur mail

Pendant la réunion, la synthèse des discussions peut être directement écrite dans un mail à destination de toutes les personnes présentes (et/ou justement à destination des personnes absentes). En partageant la fenêtre de ce mail, non seulement chacun·e visualise ce qui est en train d’être écrit, mais chacun·e sait aussi que cette synthèse sera reçue. À la fin de la réunion il n’y a plus qu’à pousser sur le bouton "envoyer" pour qu’elle soit diffusée.


Pour aller plus loin


Image : Pixabay