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Les 5 étapes d’une campagne de grippe saisonnière

25 août 2016
Dr Baudouin Denis

Médecin généraliste à la maison médicale de Dampremy et membre du service d’études de la Fédération.

, Rajae Serrokh

Ancien membre de l’équipe Promotion Santé et Qualité à la Fédération des maisons médicales

Pour mener à bien une campagne de vaccination contre la grippe, un peu de méthode et d’organisation sont utiles et permettront ainsi d’améliorer les taux de vaccination et l’efficacité du travail réalisé. Cinq étapes principales sont nécessaires.


Étape 1 : En septembre : le briefing de l’équipe.

La première étape pour mener à bien une telle campagne est sans aucun doute le choix d’un coordinateur de campagne. Cette tâche requiert des qualités d’organisation, de communication et un certain dynamisme. Le coordinateur aura pour mission de rappeler les tâches individuelles de chacun, d’actualiser la liste centrale tous les 15 jours et de vérifier et d’encourager à l’encodage dans le Dossier santé informatisé (DSI).

Le briefing de l’équipe constitue un bon départ pour la campagne : il s’agit de prévoir un moment où l’équipe se met sur « la même longueur d’onde ».

Ce sera l’occasion de fixer l’objectif opérationnel de la campagne : taux de couverture de 80% admis comme seuil d’efficacité par rapport à celui fixé par l’OMS (90%) ou un taux "maison" correspondant au taux obtenu l’année précédente amélioré. Seront alors aussi discutés et fixés : les groupes à risques, la vaccination des soignants et son mode de financement, le choix de la communication aux patients (tract, affiche, …), la répartition des tâches entre les membres de l’équipe, la préparation des prescriptions, l’organisation du dispensaire, la vaccination à domicile,…

Ce briefing permet également de sensibiliser et de mobiliser toute l’équipe dans ce projet.

Étape 2. Dès le 1er octobre : la préparation concrète de la campagne.

Après avoir précisé en équipe le public-cible, il est alors possible de sortir les listes des patients, de préparer les prescriptions puis de commander les vaccins. L’horaire du dispensaire peut être adapté aux besoins et annoncé aux patients.

Deux listes peuvent être établies : la première pour le groupe des plus de 65 ans et la seconde pour les autres groupes à risque. Des copies de ces listes se trouveront chez chaque soignant (voir fiche en annexe).

Précisons que l’encodage informatisé facilite la préparation et l’évaluation d’une telle campagne. Il est donc utile de favoriser l’encodage informatisé pendant la consultation et en tout cas d’éviter autant que possible la double notation : sur papier et dans l’ordinateur, ce qui est source d’erreur.

A ce stade, il est utile de mettre sur papier votre organisation et vos objectifs (un fascicule est prévu pour vous y aider, vous pourrez ensuite publier cette présentation sur le site internet de la Fédération parmi vos activités).

Étape 3. Du 15 octobre à fin décembre : la vaccination.

Après avoir préparé les prescriptions, débute alors la vaccination proprement dite soit en consultation, soit au dispensaire ou à domicile pour certains patients et selon le choix de l’équipe de la maison médicale.

Le vaccin est remboursé à 40% et ne coûte que 6,3 € pour les catégories prioritaires remboursées par l’Inami.

Étape 4. A partir du 15 novembre : bilan intermédiaire

A ce stade, vous allez établir une évaluation intermédiaire pour pouvoir consacrer une action de rappel envers des publics bien déterminés : vous allez joindre les patients non contactés au 15 novembre et les patients qui ont reçu une prescription mais qui n’ont pas été vaccinés.

Selon le planning proposé ici, le 15 novembre paraît une date adéquate pour faire un premier bilan et débuter les rappels. Cette date peut varier d’une maison médicale à l’autre et dépend de différents facteurs. Pour déterminer la période de l’évaluation intermédiaire et celle des rappels, il faut tenir compte de :
- la date du début de la vaccination
- ce qui a été mis en œuvre pour sensibiliser les patients
- l’accessibilité du dispensaire
- les imprévus au niveau de l’organisation(absence d’un membre de l’équipe, commande de vaccins,...)

En effet, ces points influent sur la date de début des rappels mais aussi sur la charge de travail à laquelle il faudra faire face. Il s’agira de trouver un juste milieu pour que les rappels ne débutent ni trop tôt (charge de travail conséquente) ni trop tard au risque de ne plus être dans la période de vaccination recommandée.

La charge de travail est supportable pour les équipes : les rappels ne doivent généralement pas dépasser 10 à 20% de la population-cible. Il est généralement plus rentable d’effectuer ces rappels par téléphone que par courrier.

Etape 5. Janvier : débriefing - évaluation

Une fois la vaccination terminée, une dernière étape vous attend : l’évaluation ! C’est le moment de comparer les taux de couverture atteints avec les objectifs que vous vous étiez fixés.

Évaluer le nombre de personnes à qui le vaccin n’a pas été proposé peut également être intéressant : il donne des indices sur la "performance" de l’équipe. Se pencher sur les taux de refus ainsi que leur raison permet également d’adapter la communication faite aux patients.

Enfin, de manière plus générale, une réunion de débriefing en équipe doit vous permettre de récolter les avis et commentaires de tous ceux qui ont participé à la campagne afin d’en prendre note et que le responsable de la campagne suivante puisse en tenir compte :

  • Évaluer la satisfaction de l’équipe, des avis de patients, le déroulement de la campagne et en final proposer des changements pour l’année suivante en vue d’améliorer votre organisation et les taux de vaccination si nécessaire.

Une fois l’évaluation clôturée, vous pouvez compléter la partie “évaluation” de votre action grippe présentée sur le site internet.

Retourner vers la page principale pour la vaccination contre la grippe.


Toute cette organisation peut bien entendu être adaptée à d’autres programmes de prévention mis en œuvre par la maison médicale.


A télécharger : Schéma les 5 étapes de vaccination (1p, pdf, 116k)


A télécharger : tableau pour le suivi des patients à vacciner (1 p., 57ko)