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Campagne grippe maison médicale de Habay 2016-2017

La première campagne pour notre jeune maison médicale : une réussite !

Il s’agit de la première campagne de vaccination anti-grippe de la maison médicale de Habay.

La mobilisation de toute l’équipe permettra d’améliorer la couverture vaccinale, action préventive dont l’intérêt n’est plus à démontrer...

Pour notre première campagne, nous ciblons les patients de plus de 65 ans, en ordre de DMG et ayant consulté la Maison médicale depuis son ouverture (04/01/2016)

Nous visons une amélioration de la couverture vaccinale des patients à partir de 65 ans. Nous espérons atteindre un taux de 60% de couverture. C’est notre première campagne, nous n’avons donc pas de points de comparaison par rapport à une campagne précédente.

Nous avons voulu que ce soit une projet auquel toute l’équipe participe ; chaque secteur y a participé d’une façon ou d’une autre. Il y a d’abord eu un travail en commun : rédaction de la lettre d’invitation en réunion multidisciplinaire et par échange de mails, et le choix des affiches. Au niveau de l’accueil : gestion des listes et des invitations, des ordonnances, des prescriptions de soins infirmiers, du rappel des personnes n’ayant pas répondu à l’invitation écrite, de l’encodage des personnes refusant de se faire vacciner. Le secteur infirmier s’est occupé de la gestion de la vaccination : agenda, encodage dans le dossier médical informatisé, mise à jour, ou création des cartes de vaccination. Les médecins se sont chargés de la signature des ordonnances et du papier des soins infirmiers, de l’encodage dans le dossier médical informatisé et de relire le listing des patients à contacter.

Tout a débuté en octobre avec :
- étape 1 : collecte des informations médicales et logistiques par le responsable de la campagne.
- étape 2 : présentation des informations médicales et de la procédure conseillée en réunion multidisciplinaire ; recueil des différents avis, réticences et propositions.
- étape 3 : répartition des tâches
- étape 4 : invitation du groupe cible
- étape 5 : vaccination Ensuite, mi-novembre :
- étape 6 : rappel des patients n’ayant pas répondu à l’invitation écrite
- étape 7 : clôture et évaluation

Au niveau des tâches respectives des différents secteurs impliqués, elles se sont réparties de cette façon :
- accueil : préparation du courrier, envoi du courrier, prise des rendez-vous, rappel téléphonique, encodage des refus, centralisation des listes papier (si dmi non utilisé), information
- médecins et assistants : préparation du courrier, information, ordonnances, vaccination
- infirmières : préparation du courrier, information, vaccination
- psychologue : affiche, relecture de la lettre d’invitation
- kiné : sensibilisation-information

C’est en réunion multidisciplinaire que chacun s’est informé sur l’organisation et les recommandations de la campagne. L’action a été proposée par un médecin, son élaboration a été faite en équipe, chacun se sentant ainsi concerné. La sensibilisation de l’équipe s’est faite par un exposé, basé sur e-vax, reprenant les indications de la vaccination des soignants, les idées fausses et les effets secondaires ; suivi d’un temps de parole, échange et respect des choix personnels. La sensibilisation des patients s’est faite via un courrier postal nominatif ainsi que par une information de vive voix lors des consultations et via des affiches. Comme patients cibles, nous avons choisi les personnes faisant partie d’une tranche d’âge fragile (+ de 65 ans) et possédant un DMG en ordre (pour avoir une base de données claire), ayant consulté au moins une fois la maison médicale depuis sa création (04/01/2016). Les ordonnances étaient jointes au courrier nominatif. Nous n’avons pas aménagé de temps spécifiques dans le secteur infirmier propre à la vaccination. A la mi-novembre, l’accueil à rappelé par contact téléphonique les patients ne s’étant pas manifestés.

Nous n’avons pas fait appel a des collaborations extérieures, si ce n’est que de demander conseil à la pharmacie sur ce qu’il était recommandé d’inscrire sur l’ordonnance : il nous a été conseillé d’inscrire "vaccin grippe 2016-2017"

Au niveau des ressources nécessaires à l’élaboration du projet, nous avons utilisé du papier, enveloppes, timbres...pour l’impression et l’envoi du courrier ; pansements et désinfectant pour la vaccination.

Notre bilan :

En général, la réaction du public cible était positive. 24,04% des patients informés par courrier ont du être recontactés ; ce qui a permis de rappeler aux patients qui avaient oublié de se manifester de le faire et de noter dans le dossier médical informatisé ceux qui refusaient de se faire vacciner (soit, 60,87% des patients recontactés)

Nous notons que nous devons améliorer la précision dans la lettre d’information quant à la possibilité de se faire vacciner auprès des infirmières. D’autre part il sera intéressant de créer (sur drive par exemple) un tableau reprenant les faits (information, vaccination, refus ou autre) en temps réel pour éviter de devoir recroiser les informations entre l’accueil et les soignants au cours de la campagne et éviter les fiches papier. Nous avons rencontrer un problème avec le logiciel pour créer la publipostage, ce qui a un peu retardé l’envoi du courrier.

Nous prévoyons pour, l’année prochaine, de faire relire le courrier informatif par l’un ou l’autre patient-test, de former toute l’équipe à l’utilisation de l’outil "drive" et de l’utiliser afin de mettre en commun l’avancement du projet au jour le jour. Nous voulons effectuer un essai d’envoi de l’invitation par voie électronique avec une possibilité de prise de rendez-vous par voie électronique également. Nous avons respecté le calendrier de départ, mise à part d’un léger retard dans l’envoi du courrier (suite au plantage du publipostage).

Le travail en équipe s’est très bien déroulé. Nous avons évalué la campagne en cours de route : le taux de réponse était suivi par l’accueil, qui nous faisait part des résultats lors des réunions multidisciplinaires.

Et donc, comme évaluation globale : Nous devons améliorer la lettre d’information, le recoupement des données au cours de la campagne et viser une meilleure utilisation de l’outil informatique.

Au niveau de la vaccination proprement dite, sur les 287 patients visés et invités par lettre d’information, 192 patients se sont fait vacciner (soit 66,90%). Notre objectif des 60% a donc été dépassé.

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A propos de l'action

Organisée par :
Maison médicale de Habay
Les auteurs :
Véronique Langouche
Créée le :
24 février 2017
L’action est en cours et est périodique